با این گزارش کاربر میزان مرخصی های استحقاقی باقیمانده سال جاری و سنوات قبل ، تسویه شده برای هریک از پرسنل در فیلدهای متنوع می بیند و می تواند خروجی اکسل بگیرد.
این موضوع می تواند به علت عدم مقداردهی فیلد میزان ساعت کاری در روز در فرم گروه کاری کد:762 باشد.
با توجه به اینکه در گزارش مانده مرخصی بایستی مقدار انتقالی از سالهای قبل و استقرار اولیه در محاسبات لحاظ شود بایستی بازه انتخاب شده با استقرار اولیه پیوسته باشد یعنی از تاریخ این محاسبه قابل انتخاب نیست و حتما باید ازتاریخ زمان استقرار کاردکس باشد ولی تاتاریخ را کاربر می تواند حداکثر تاریخ جاری یا تاریخ مورد نظر خود را وارد کند که نباید از تاریخ استقرار کاردکس به قبل باشد تا محاسبات قابل انجام و گزارش مورد نظر نمایش داده شود.
این موضوع می تواند به دلیل عدم تعیین گروه کاری پرسنل برای ماه کارکردی مورد نظر باشد.
به این معنی هست که برای پرسنل کاردکس مرخصی استحقاقی تعریف نشده است و این پرسنل نمی تواند مجوز مرخصی ثبت نماید
در حالتی که ادمین کارکرد به روز رسانی کارکرد و یا محاسبه کارکرد را برای همه پرسنل اجرا کرده باشد همه کاربران در کارتابل با پیغام " کاربر گرامی به علت انجام محاسبات کارکردی امکان مشاهده تایم شیت وجود ندارد" می بینند و این حالت بعد از مدت زمانی که محاسبات تمام گردد حل می شود
اگر در فرم تعریف مجوز چک باکس الویت با تردد نمی باشد انتخاب نشود و چک باکس الویت با مجوز می باشد انتخاب نشود به این معنی هست که الویت با تردد می باشد یعنی مجوز زمانی محاسبه خواهد شد که تردد های صورت گرفته مثلا برای مرخصی حتما بازه کسر کار داشته باشد---مثلا برای ثبت مجوز اضافه کار بازه زمانی از نوع مازاد کار تحلیل شده باشد
چنانچه ماژول برنامه ریزی عملیاتی برای شرکتی نصب باشد می توان این امکان را برای شرکت فعال نمود تا پرسنل بتوانند در راستای وظایف مطابق شناسنامه شغل کارهای روزانه خود را برای ماه جاری ثبت کنند و مدیران نیز از طریق تایم شیت بتوانند بر عملکرد پرسنل نظارت داشته باشند با فعال شدن این ویژگی در کنار هر ردیف از تایم شیت آیکن مربوط به کارنما فعال می گردد و مدیر می تواند با کلیک روی آیکن روز مورد نظرعملکرد های ثبت شده توسط هریک از پرسنل را مشاهده نماید
چنانچه فیلد میزان ساعت کاری در روز در فرم گروه کاری کد فرم 762 دارای مقدار باشد در تبدیل مانده مرخصی به روز ، این مقدار مینای محاسبه قرار می گیرد در غیر این صورت مقدار فیلد میزان ساعت کاری در روز در فرم تنظیمات کارکرد مبنای محاسبه طول مدت روز قرار خواهد گرفت.
لازم به توضیح است مانده مرخصی زمانی در فرمت روز-ساعت-دقیقه نمایش داده می شود که فیلد
اگر شماره پرسنلی با شناسه در دستگاه یکی باشد این موضوع نشان می دهد پرسنلی که با آن شناسه در حال تردد هست هنوز در سیستم پرسنلی تعریف نشده است
اگر شماره پرسنلی با شناسه در دستگاه یکی نباشد این موضوع نشان می دهد که پرسنلی که با آن شناسه در حال تردد هست در فرم شناسه ساعت زنی دارای نگاشت شماره پرسنلی به شناسه تعریف نشده است
بایستی اطمینان حاصل گردد که وضعیت سرویس AbsenceAlgorithmService در سروری که برنامه ویندوز انتقال اطلاعات نصب شده است در حالت Runing می باشد این سرویس می تواند به دلیل به روزرسانی سیستم عامل سرور Stop گردد. در غیر این صورت موارد ذیل چک گردد:
1) اطمینان حاصل کنید سرویس دیتابیس منبع در حال اجرا باشد.
2) اطمینان حاصل کنید سیستمی که برنامه ویندوز Iknow نصب شده ping سرور سیستم منابع انسانی را دارد.
3) اطمینان حاصل کنید سرویس آنلاین ثبت اطلاعات دستگاههای ساعت زنی در حال اجرا باشد.
4) اطمینان حاصل کنید دستگاههای تعریف شده در برنامه ویندوز در ارتباط با پایگاه داده مشکلی نداشته باشند.
خیر اطلاعات مربوط به مجوز های فراموشی کارت در فرم مشاهده ورود و خروج کد فرم 740 نمایش داده می شود.
برای این کار می توانید از فرم ثبت ورود و خروج روی دگمه ترددهای ماه کارکردی کلیک کرده و اطلاعات تردد رو برای پرسنل مورد نظر ثبت کنید
اینکار از طریق دگمه باز آوری اطلاعات دستگاههای تردد در فرم ثبت ورود و خروج امکان پذیر است از این امکان می توان جهت کسب اطمینان از ارتباط سیستم با دستگاه ساعت زنی ، نقص در اطلاعات دستگاه ساعت زنی در تاریخ های مشخص استفاده نمود
بله شما می توانید از طریق فرم ثبت ورود و خروج و دگمه بارگذاری داده ها از طریق فایل و دریافت فرمت فایل و وارد کردن اطلاعات در فرمت مشخص شده در فایل فرمت و بارگذاری داد ه ها در سیستم این کار را انجام دهید
اگر بخواهیم برای پرسنل خاص بازآوری اطلاعات تردد را برای پرسنل خاص انجام دهیم بیشتر از بازه یکماهه اجازه نداریم و سیستم آلارم می دهد.
بله این امکان در فرم ثبت سیستمی تردد وجود دارد و با ایجاد دسترسی برای پرسنل نگهبانی می تواند اطلاعات ترددها توسط نگهبانی ثبت گردد.
ادمین می تواند از طریق فرم ثبت گروهی مجوز ماه کارکردی برای هریک از نوع مجوزهای تعریف شده به صورت یکجا مجوزهایی مثل مرخصی ، ماموریت و.... ثبت نماید
می توان در فرم تنظیمات کارکرد و فعال کردن عدم نمایش تایم شیت در کارتابل این کار را انجام داد. در مواقعی که تغییراتی توسط ادمین در قوانین کارکرد داده شده است یا در انتهای ماه جهت کاهش بار محاسباتی سیستم به دلیل ضعف در زیرساخت ها می توان از این امکان استفاده نمود. در این حالت تا زمانی که این تیک فعال باشد کاربران در کارتابل خود پیغام " کاربر گرامی به علت انجام محاسبات کارکردی امکان مشاهده تایم شیت وجود ندارد" می بینند.
بله با فعال کردن فیلد فعال سازی تایید ماه کارکردی در فرم تنظیمات ماه کارکردی تازمانی که پرسنل ماه کارکردی که زمانش پایان یافته را تایید نکند نمی تواند به اطلاعات ماه کارکردی جاری دسترسی داشته باشد با فغال کردن این فیلد بایستی فیلد مدت زمان مهلت تائید محاسبات را نیز تعیین نماید
در زمان تایید ماه کارکردی پرسنل بایستی وضعیت ترددهای ناقص و مجوزهای پیش نویس و منتظر تایید مشخص گردد
چنانچه فیلد الزام به نهایی کردن مجوزهای سایرین قبل از تائید محاسبات نیز فعال گردد اگر پرسنلی که می خواهد محاسبات را تایید کند نقش تایید کننده مجوز سایرین را داشته باشد بایستی اول وضعیت مجوزهای کارکرد موجود در کارتابل را مشخص نماید
کاربر می تواند در فیلد میزان ساعت کاری در روز در فرم تنظیمات کارکرد مقدار را وارد کند مقدار این فیلد می تواند در محاسبه غیبت مطابق قوانین بیمه مورد استفاده قرار گیرد .
مانده مرخصی زمانی در فرمت روز-ساعت-دقیقه نمایش داده می شود که فیلد
بله می توان برای نوع استخدام های متفاوت دوره کارکردی متفاوت با اهداف مختلف تعریف نمود
در فرم دوره کارکردی ماهانه این امکان وجود دارد که برای انواع نوع استخدام ماه کارکردی متفاوت تعریف گردد این امکان در شرکتهایی که تامین کننده نیرو خارج از شرکت می باشد و ممکن است دوره های کارکردی متفاوت از شرکت کارفرما داشته باشد و شرکت کارفرما بایستی در روزمشخص از ماه کارکرد پرسنل با نوع قرارداد برونسپاری را نهایی و به شرکت تامین کننده نیرو تحویل دهد استفاده میگردد.
این کار به دو شکل می تواند انجام پذیرد :
1) اگر بخواهید این کار را برای تک تک پرسنل انجام دهید بایستی در فرم قیود زمانی پرسنل فیلد سقف کارکرد ماهانه را برای پرسنل مورد نظر تعیین کنید
2) اگر همه این پرسنل در یک گروه کاری قرار دارند از فرم گروه کاری (کد:762) قسمت تنظیمات فیلد سقف کارکرد ماهانه را تعیین نمایید
لازم به توضیح است که جهت اعمال در محاسبات بایستی عامل سقف کارکرد ماهانه (کد: 4455) فراخوانی گردد
با انتخاب فیلد کارکرد کامل ثبت شود در فرم قیود زمانی پرسنل می توان ثبت کارکرد کامل را برای پرسنل خاص انجام داد با فعال شدن فیلد کارکرد کامل سیستم به طور خودکار ورود و خروج را برای پرسنل مورد نظر مطابق شیفت ثبت می کند
در این حالت اگر برای ماهی که محاسبات انجام میگیرد رکوردی در قیود زمانی پرسنل ثبت شده باشد تمام اطلاعات ثبت شده در قیود زمانی مبنای محاسبات خواهد بود
نکته: در فرم قیود زمانی پرسنل مقدار صفر در هر فیلد محاسبه می گردد
با مشخص کردن شهر و فاصله کیلومتر فیلد محل ماموریت پرخواهد شد و نیازی به ورود اطلاعات نیست . به طور مثال اگر محدودیت فاصله 50 کیلومتر در نظر گرفته شود در صورتیکه این فیلد کوچکتر از این مقدار باشد عنوان شهری در این فیلد و درصورتیکه بزرگتر باشد عنوان استانی در این فیلد نمایش داده خواهد شد
در شرکتهایی که ثبت مجوز ماموریت برای خروج الزامی هست و با توجه به اینکه زمانی که ماموریت ساعتی ثبت میگردد زمان برگشت مشخص نیست و کاربر نمی تواند زمان دقیق را ثبت کند در این حالت فیلد تاساعت توسط کاربر ثبت نمی گردد و سیستم به طور اتوماتیک زمان برگشت یا زمان اتمام موظفی را به عنوان مقدار فیلد تا ساعت ثبت می کند.
برای رفع خطای مزبور هنگام تعریف قوانین زمان ثبت مجوز(فرم 806) برای مجوز فوق باید فیلد تیپ چاپ حکم ماموریت را مقدار دهی کنیم.
هنگام ثبت قوانین مجوزها در فرم " قوانین زمان ثبت مجوز 806" اگر تیک مربوط به "فیلد آدرس اجباری نمی باشد" را فعال کنیم فیلد آدرس در فرم ماموریت غیر اجباری می شود واگرغیرفعال کنیم یا خالی بگذاریم فیلد آدرس در فرم ماموریت اجباری می شود.
کاربر ادمین می تواند با انتخاب چندین ماموریت و کلیک روی دکمه چاپ حکم ماموریت به صورت گروهی حکم های ماموریت برای رکوردهای انتخاب شده به صورت یکجا در یک فایل چاپ کند.
برای این کار بایستی چک باکس فیلد جابجایی در شیفت متناظرانتخاب شود که گروه کاری مبدا و مقصد گروه کاری متناظر یکدیگر هستند و امکان ثبت مجوز جابجایی شیفت کاری بین این دو گروه کاری وجود خواهد داشت:
شرط : گروه کاری مبدا و مقصد باید چرخشی بوده و دارای تاریخ شروع یکسان و طول شیفت یکسان باشد و از شیفت های ثابت یکسان تشکیل شده باشند.
برای اینکه در فرم ماموریت سیستم به صورت خودکار فیلد محل ماموریت را پر کند که از نوع شهری یا استانی هست بایستی فیلد شعاع ثبت ماموریت با واحد کیلومتر مشخص گردد.
برای این کار دکمه مشمولین به فرم لوکیشن محل های خدمت اضافه شده است و ادمین می تواند مجوز ثبت تردد را برای پرسنل مورد نظر براساس امکانات فرم مشمولین در چندین محل خدمت اضافه نماید
علاوه بر اینکه می توان حداقل حضور در بازه را مشخص نمود چنانچه پیوستگی حضور مهم نباشد می توان حداقل حضور در هر بازه تردد را هم مشخص نمود.
و با انتخاب فیلد مازاد کار نیازمند مجوز می باشد می توان مشخص کرد برای بازه های حضور بیش از حداقل حضور حتما بایستی مجوز اضافه کار از طرف پرسنل اخذ گردد.
جهت تعریف شیفت چرخشی بایستی ابتدا شیفتهای ثابت تعریف شوند به تعداد شیفتهای ثابتی که در شیفت چرخشی استفاده میگردد بایستی شیفت چرخشی تعریف و نحوه چرخش آنها مشخص گردد با توجه به اینکه برای هریک از شیفتهای چرخشی، گروههای کاری تعریف می گردد بایستی تاریخ شروع همه گروههای کاری یکسان باشد تا چرخشها در روزهای متناظر انجام گردد وامکان برنامه ریزی و جابجایی ایجاد گردد.
برای اینکه در زمان ثبت مجوز اضافه کار کاربر ثبت کننده علت حضور در بازه اضافه کار را ثبت نماید ادمین با تعیین فیلد حداقل طول علت مجوز می تواند مشخص نماید تا در زمان ثبت اضافه کار در فیلد علت اضافه کار حداقل با تعداد کاراکتر مشخص شده در فرم تعریف مجوزهای تردد توضیحات را ثبت نماید.
با توجه به حجم و حساسیت محاسبات صورت گرفته در زمان استفاده از دگمه بروز رسانی محاسبات در فرم تایید محاسبات کارکرد برای اینکه کاربر بتواند نتایج محاسبه را برای هریک از پرسنل را در قالب یک گزارش ببیند سیستم بعد از اتمام محاسبات فایل اکسلی که نتیجه محاسبه صورت گرفته را نمایش می دهد را سمت کاربر دانلود می کند و کاربر می تواند از نتیجه محاسبه انجام یافته اطمینان حاصل کند.
برای اینکار بایستی از طریق فرم تایید محاسبات کارکرد (کد:1030) ماه کارکردی مورد نظر را انتخاب کرده و روی دگمه تایید محاسبات کلیک نمایید این امکان برای ماهها و نوع استخدام هایی امکان پذیر است که پایان یافته اند در این حالت سیستم محاسبات را برای ماه مورد نظر انجام داده ، سیستم نتیجه محاسبه را برای هریک از پرسنل در فایل اکسل برای کاربر دانلود می کند . چنانچه خطایی باشد در فایل مورد نظر مشخص می گردد و بایستی خطاهایی که از نوع باز دارنده جهت ثبت محاسبات نهاییهستند توسط ادمین یا کاربر نهایی حل و فصل گردد.
نکته خطاهای بازدارنده:
1) تردد ناقص: برای هریک از پرسنل در یکی از روزهای ماه کارکردی نسبت به شیفت تعداد تردد فرد باشد.
2) درخواستهای منتظر تایید: این درخواستها می تواند مربوط به خود پرسنل باشد که در کارتابل دیگران هست یا مربوط به سایر پرسنل که بایستی تعیین وضعیت گردند.
لازم به توضیح است چنانچه ماه کارکردی تایید نهایی نگردد نتیجه محاسبات ممکن است به دلیل تغییر در وضعیت درخواستها از طریق کاربران تغییر کند.
می توان از دگمه بروزرسانی محاسبات در فرم تایید محاسبات کارکرد استفاده نمود و با انتخاب فیلد بروزرسانی از ابتدای ماه کارکردی انجام شود دستور محاسبه از ابتدای ماه کارکردی انتخاب شده را به سیستم داد لازم به توضیح است در زمان استفاده از این گزینه سیستم نمایش فرم مشاهده ورود و خروج را برای همه کاربران می بندد توصیه می گردد از این امکان زمانی استفاده گردد که تعداد کاربران کمتری در حال استفاده از سیستم می باشند و در زمانهای پیک از این گزینه حتی المقدور استفاده نگردد.
می بایست در فرم تنظیمات کارکرد کد: 820 تنظیمات مربوط به نوع استخدام مورد نظر ایجاد شود.
چنانچه در فرم تنظیمات کارکرد کد فرم 820 فیلد
با انتخاب فیلد عدم امکان تایید یا ابطال درخواست برای ماه تاییدی/انسدادی در فرم تنظیمات کارکرد کد فرم 820 چنانچه در فرم تایید محاسبات کارکرد کد فرم 1030 ماه کارکردی تایید شده باشد یا وضعیت انسداد آن بلی باشد امکان ثبت یا تایید درخواست کارکردی (مرخصی - ماموریت - فراموشی و ....) نخواهد بود.
برای اینکه ادمین بتواند مشخص کند چه نوع از ماموریت ها نیازمند گزارش می باشند و با توجه به اینکه نحوه تشخیص محل ماموریت شهری- استانی نسبت به شعاع تعیین شده در فرم لوکیش های محل خدمت و فیلد فاصله تقریبی محل ماموریت ازشرکت به شکل سیستمی می باشد تعیین اینکه برای کدام نوع از ماموریت بایستی گزارش روزانه ثبت گردد از فرم قوانین زمان ثبت مجوز می باشد کاربر می تواند با انتخاب فیلد محل ماموریت و فیلد نیازمند گزارش ماموریت اینکار را انجام دهد
در این حالت بایستی برای مجوز مرخصی تعریف شده در فرم تعریف مجوزهای تردد الویت با مجوز باشد و در فرم قوانین ثبت مجوز با انتخاب فیلد حضور در بازه موظفی نامجاز لحاظ شود در این حالت حضور پرسنل در بازه مرخصی نامجاز ثبت می شود و در صورت تعریف مجوز اضافه کار برای بازه نامجاز پرسنل می توانند مجوز اضافه کار ثبت نمایند.
با اضافه شدن فیلدامکان ثبت فقط برای ادمین به فرم کد:806 ادمین کارکرد می تواند برخی مجوزها را فقط خودش ثبت کند و پرسنل نتوانند از طریق ماژول کارتابل آن را ثبت نمایند .
بایستی در قوانین ثبت مجوز ماموریت از نوع شهری چک باکس فیلد ورود بازه ساعت اجباری هست توسط کاربر انتخاب شود تا در محاسبات طول مدت به عنوان اضافه کار ماموریت لحاظ شود.
در فرم قوانین زمان ثبت مجوز کد فرم 806، فیلد جدید تحت عنوان "" از نوع چک باکس اضافه شده است چنانچه این فیلد در حالت انتخاب باشد فقط کاربر ادمین می تواند حکم ماموریت را چاپ کند و پرسنل از کارتابل نمی توانند حکم ماموریت را چاپ کنند لازم به توضیح است این فیلد زمانی نمایش داده می شود که تیپ چاپ حکم ماموریت برای مجوز مورد نظر انتخاب شود.
می توان از فرم تایید محاسبات کارکرد برای پرسنل (کد:1480) متوجه شد که ماه کارکردی در چه وضعیتی است و در صورت تایید ، توسط کدام کاربر و در چه زمانی صورت گرفته است و جهت تماس با کاربراطلاعات تلفن ضروری و موبایل پرسنل نیز در گزارش مورد نظر می باشد.
این امکان با اضافه شدن فیلد مجوز پیش نویس در بخش جستجوی گزارش اشکال یابی تردد روزانه (کد:1185) ایجاد گردیده است و کاربر می تواند به راحتی این گزارش را از سیستم تهیه کند.
گزارش اشکال یابی تردد روزانه (کد:1185) می تواند ادمین را در تهیه گزارشات روزانه قبل از تایید ماه کارکردی یاری کند وآیتم های تاثیر گذار روزانه در محاسبات ماه کارکردی را استخراج نماید تا ادمین بتواند تصمیم مناسبی جهت رفع اشکالات موجود اتخاذ نماید.
آیتم هایی از قبیل : اضافه کار عادی - اضافه کار نامجاز- تاخیر - تردد ناقص- غیبت روزانه - کسر کار ساعتی- ماموریت ساعتی - مرخصی ساعتی- مجوز تایید نشده - مجوز پیش نویس
گزارش کارکرد روزانه (کد:1497) باهدف گزارش گیری از تایم شیت کلیه پرسنل مطابق فیلترهای مورد درخواست کاربر با فرمتهای اکسل و PDF در دسترس هست این گزارش اطلاعات کاملی در خصوص ماه کارکردی برای هریک از پرسنل در فرمت چاپی در اختیار کاربر میگذارد.
با استفاده از گزارش حضور غیاب در یک ساعت خاص (کد:1164) می توان وضعیت حضور پرسنل را با پارامترهای خاص فیلتر نموده و در یک ساعت و تاریخ مشخص و براساس انواع گروهبندی گزارش مورد نظر را تهیه نمود.
کاربر می تواند از طریق فرم گزارش برگه های مرخصی و ماموریت (کد:1174) گزارش بگیرد و با آیتم های متفاوت فیلترهایی را اعمال کند
با گزارش عملکرد چندماهه بخش ها (کد:1176) کاربر می تواند به صورت تجمیعی برای ماههای انتخاب شده در بخش فیلتر گزارش تهیه نماید
کاربر می تواند از طریق گزارش پرسنل جابجا( تعویض شیفت) شده (کد:1182) در یک ماه کارکردی لیست پرسنلی که اقدام به جابجایی نموده اند را ببیند و در صورت نیاز خروجی اکسل بگیرد.
لازم به توضیح است این موضوع فقط در شرکتهایی که شیفتهای چرخشی دارند می تواند مورد استفاده قرار گیرد
کاربر می تواند از طریق گزارش گروه های کاری (کد:1264) این گزارش را تهیه نماید این گزارش علاوه بر شیفتها و ساعت های کاری هریک از گروههای کاری ، قیودی که برای هریک از گروههای کاری تعریف شده است را نیز دارد.
می توان در فرم تعریف کاردکس (کد:818) برای یک شرکت کاردکس های مختلف مرخصی تعریف کرد و در بخش مشمولین براساس نوع استخدام پرسنل را مشمول کاردکس نمود.
برای این منظور بایستی مقدار فیلد میزان انطباق تعطیل رسمی در کد فرم : 818 به با میزان مورد نظر (مثلا 440 دقیقه یا همان 7 ساعت 20 دقیقه) مقدار دهی گردد تا سیستم به صورت اتوماتیک این مقدار را به کاردکس اضافه نماید.
برای پرسنلی که تاریخ استخدام آنها بعد از راه اندازی یا همان تعریف کاردکس می باشد نیازی به استقرار اولیه در فرم کد834 نمی باشد و سیستم به صورت اتوماتیک و با توجه به نوع مشمولیت در کاردکس مربوطه استقرار را انجام می دهد.
شرایطی پیش می آید که پرسنل نیاز ضروری به گرفتن مرخصی دارد ولی مانده مرخصی پرسنل به میزانی نیست که بتواند مرخصی ثبت نماید در این مواقع نیاز هست که پرسنل بتوانند به میزانی که آیین نامه آنها اجازه می دهد به نوعی از شرکت مرخصی قرض کنند تا عدم حضور آنها غیبت محسوب نشود این مقدار با عنوان پیش خور به مانده مرخصی پرسنل اضافه می گردد .
با توجه به تعریف شیفت، روزهای استراحت به صورت دوره ای تکرار می شوند و مرخصی روزهای استراحت مانند روزهای کاری به کاردکس اضافه می شود اگر فیلد استقرار روز استراحت به شرط حضور در طول دوره شیفت در حالت انتخاب باشد به نسبت حضور پرسنل در روزهای کار بین روزهای استراحت میزان مرخصی روز استراحت به کاردکس استحقاقی محاسبه و اضافه می شود.
با انتخاب این فیلد سیستم در صورت انطباق تعطیل رسمی برای روزهایی از شیفت که موظفی آنها کمتر از روزهای دیگر شیفت است و این اختلاف در بقیه روزهای شیفت جبران می شود به میزان اختلاف کاردکس استحقاقی را افزایش می دهد مثلا میزان موظفی روز پنجشنبه 4 ساعت است که اختلاف آن با 7:20 به موظفی سایر روزها اضافه شده است در صورتی که تعطیل رسمی با روز پنجشنبه منطبق شود سیستم به میزان 3:20 به کاردکس استحقاقی پرسنل آن شیفت اضافه می کند.
با انتخاب این فیلد سیستم در پایان سال به صورت اتوماتیک براساس تنظیمات انجام شده مانده مرخصی را برای هر یک از پرسنل انجام داده و انتقال می دهد در غیر این صورت بایستی ادمین از طریق فرم تغییرات کاردکس در زمان دلخواه انتقال را انجام دهد
با انتخاب فیلد کاردکس استحقاقی و نیاز به استقرار اولیه دارد، مشخص می گردد کاردکس تعریف شده برای مرخصی استحقاقی می باشد و بایستی از فرم تغییرات کاردکس برای هر یک از پرسنل مشمول مانده مرخصی مشخص گردد تا مبنای محاسبات بعدی کاردکس باشد.
این تنظیمات در کلیه گزارشات دریافتی در خصوص کاردکس تاثیر می گذارد.
|
ردیف |
فیلد روش استقرار |
فیلد روش افزایش کاردکس |
توضیحات |
|
1 |
روزانه |
روزانه |
در این حالت هر مقداری که در فیلد میزان افزایش ثبت شده باشد روزانه به کاردکس تعریف شده اضافه می گردد. |
|
2 |
ماهانه |
روزانه |
در این حالت هر مقداری که در فیلد میزان افزایش ثبت شده باشد نسبت به تعداد روزهای ماه تقویمی (30،31،29) به صورت سیستمی محاسبه و به کاردکس تعریف شده اضافه می گردد مثلا چنانچه در فیلد میزان افزایش 30 ساعت ثبت شده باشد در ماههای 30 روزه ماهانه 30 ساعت و در ماههای 31 روزه 31 ساعت و در ماههای 29 روزه 29 ساعت به کاردکس اضافه میگردد و یک رکورد افزایش ماهانه در کاردکس پرسنل ثبت می شود. |
|
ماهانه |
در این حالت هر مقداری که در فیلد میزان افزایش ثبت شده باشد ماهانه مطابق تقویم به کاردکس تعریف شده اضافه می گردد لازم به توضیح است اگر ماه کارکردی شما متفاوت از ماه تقویمی باشد مبنای محاسبه افزایش ماه تقویمی خواهد بود. |
||
|
3 |
سالانه |
سالانه |
در این حالت هر مقداری که در فیلد میزان افزایش ثبت شده باشد سالانه مطابق تقویم به کاردکس تعریف شده اضافه می گردد. |
|
4 |
ماه کارکردی |
روزانه |
در این حالت هر مقداری که در فیلد میزان افزایش ثبت شده باشد نسبت به تعداد روزهای ماه کارکردی (30،31،29) به صورت سیستمی محاسبه و ابتدا یا انتهای ماه کارکردی نه ماه تقویمی مطابق تنظیمات به کاردکس تعریف شده اضافه می گردد مثلا چنانچه در فیلد میزان افزایش 30 ساعت ثبت شده باشد در ماههای 30 روزه ماهانه 30 ساعت و در ماههای 31 روزه 31 ساعت و در ماههای 29 روزه 29 ساعت به کاردکس اضافه میگردد و یک رکورد افزایش ماهانه در کارکس ثبت می شود. لازم به توضیح است کاربر می تواند تعداد روزهای ماه کارکردی را به هر دلیل تغییر دهد در این حالت کاربر با انتخاب فیلد استقرار بر اساس تاریخ تغییر یافته انجام شود اعلام میدارد چنانچه به هردلیلی در مثال بالا تعداد روزهای مثلا به 15 روز تغییر یافت برای آن ماه 15 ساعت به کاردکس اضافه گردد. |
|
ماه کارکردی |
در این حالت هر مقداری که در فیلد میزان افزایش ثبت شده باشد مطابق ماه کارکردی (ابتدا یا انتهای ماه کارکردی مطابق تنظیمات) به کاردکس تعریف شده اضافه می گردد لازم به توضیح است در این حالت کاربر می تواند تعداد روزهای ماه کارکردی را به هر دلیل تغییر دهد در این حالت کاربر با انتخاب فیلد استقرار بر اساس تاریخ تغییر یافته انجام شود اعلام میدارد که چنانچه به هردلیلی تعداد روزهای ماه کاکردی مثلا به 15 روز تغییر یافت برای آن ماه به میزان افزایش کاردکس اضافه میگردد یعنی ملاک محاسبه ماه کارکردی می باشد نه تعداد روزهای تعیین شده برای ماه کارکردی. |
در بعضی از شرکتها نیاز هست تا مقدار معینی از اضافه کار به صورت اتوماتیک تایید شود و بیشتر از آن نیازمند مجوز باشد برای پیاده سازی این حالت در سیستم دو روش وجود دارد:
روش اول: چنانچه بخواهیم این قاعده برای یک گروه کاری خاص اعمال گردد فیلدهای سقف اضافه کار بدون نیاز به مجوز و سقف اضافه کار نیازمند مجوز در فرم (کد:762) بایستی مقدار دهی گردد.
روش دوم: چنانچه بخواهیم این قاعده برای پرسنل خاص اعمال گردد فیلدهای سقف اضافه کار بدون نیاز به مجوز و سقف اضافه کار نیازمند مجوز در فرم (کد:1090) بایستی مقدار دهی گردد.
برای اینکار بایستی فیلد تاخیر مجاز ورود در زمان تعریف بازه شناوری ورود دارای مقدار مورد نظر باشد در این مثال مقداری که برای بازه شناوری در نظر گرفته می شود 30 دقیقه هست و مقدار فیلد تاخیر مجاز ورود 15 دقیقه می باشد.
ادمین کارکرد از طریق فرم اجاز ثبت مجوز تردد کد:808 می تواند با مشخص کردن نوع مجوز و بازه تاریخی اجازه ثبت مجوز به پرسنل مورد نظر را بدهد.
گزارش آمار تغییرات کاردکس با فیلترینگ و امکان انتخاب نوع کاردکس - بازه زمانی ، با کلیک روی دکمه آمار در فرم تغییرات کاردکس گزارش تجمیعی اخذ می گردد.
text(A1,"[hh]:mm:ss")
این کار مقادیر فیلد های ذیل در کارکس را تغییر می دهد:
مقدار تسویه نشده : مقدار مازاد بر انتقال به سال بعد که تسویه برای آن انجام نشده است مثال: فرض کنیم پرسنل 120 ساعت مانده در آخر سال دارد و مطابق تنظیمات کاردکس 66 ساعت آن به سال بعد منتقل می شود مازاد بر 66 ساعت که در این مثال 54 ساعت می باشد در این فیلد ذخیره می شود.
مقدار استفاده از پیش خور: چنانچه پرسنل از پیش خور جهت اخذ مرخصی استفاده کرده باشند مقدار آن در این فیلد ذخیره می شود در واقع پرسنل به مقدارذخیره شده در این فیلد به شرکت بدهکار است.
مانده جاری : مطابق تنظیمات کاردکس پرسنل می توانند این مقدار را در سال جاری استفاده کنند
مانده سالهای قبل : مطابق قوانین شرکت سقف مقداری از مانده مرخصی سال جاری هست که می تواند به سال بعد منتقل شود.
به سه روش می توان مانده مرخصی پرسنل رو مطابق کاردکس در فرم تغییرات کاردکس (کد:834) تسویه نمود؟
روش اول) با انتخاب آیتم تسویه کل درفیلد روش تسویه کاردکس می خواهیم کل مانده های کاردکس پرسنل صفر گردد که در این حالت مطابق تعاریف انجام شده مانده جاری - مانده سالهای قبل – مقداراستفاده شده از پیش خورصفر میگردد و ممکن است نتیجه منفی باشد که به معنی بدهی پرسنل به شرکت می باشد.
روش دوم) با انتخاب آیتم مانده مرخصی سالهای قبل درفیلد روش تسویه کاردکس می خواهیم کل یا بخشی از مانده مرخصی سالهای قبل پرسنل تسویه گردد که در این حالت فیلد نوع تسویه کاردکس که دارای آیتم های ( کل مقدار مانده ، مقدار خاص ) می باشد تعیین کننده خواهد بود چنانچه آیتم کل مقدار مانده انتخاب گردد به معنی صفر شدن مقدار فیلد مانده مرخصی سالهای قبل می باشد و مقدار خاص بخشی از مانده مرخصی که حتما مقدار آن کمتر از مقدار کل می باشد تسویه می گردد.
روش سوم) با انتخاب آیتم تسویه مازاد بر مقدار انتقالی به سال بعد درفیلد روش تسویه کاردکس می خواهیم کل یا بخشی از مقدار تسویه نشده پرسنل تسویه گردد که در این حالت فیلد نوع تسویه کاردکس که دارای آیتم های ( کل مقدار مانده ، مقدار خاص ) می باشد تعیین کننده خواهد بود چنانچه آیتم کل مقدار مانده انتخاب گردد به معنی صفر شدن مقدار فیلد مقدار تسویه نشده می باشد و مقدار خاص بخشی از مانده مرخصی که حتما مقدار آن کمتر از مقدار کل می باشد تسویه می گردد.
|
روش تسویه کاردکس |
مانده جاری |
مانده سالهای قبل |
مقدار استفاده از پیش خور |
مقدار تسویه نشده |
|
تسویه کل |
þ |
þ |
þ |
ý |
|
مانده مرخصی سالهای قبل |
ý |
þ |
þ |
ý |
|
مازاد بر مقدار انتقالی به سال بعد |
ý |
ý |
ý |
þ |
- در خصوص هر روز غیبت پرسنل به تعداد روزهای غیبت از مقدار فیلد میزان افزایش نسبت به روش استقرار کاهش می یابد.
- در خصوص مجوزهایی مثل مرخصی بدون حقوق و سایر مجوزها که فیلد بدون تعهد مالی در فرم قوانین زمان ثبت مجوز (کد:806) توسط کاربر انتخاب گردیده است رفتار سیستم مانند غیبت خواهد بود
برای این کار می توان از طریق فرم تنظیمات گزارشات کارکرد کد فرم: 1081 گزارشات مورد نظر را ایجاد و مشمولین آن را به دلخواه تنظیم کرد تا گزارش مورد نظر فقط برای مشمولین انتخاب شده و عوامل کارکردی دلخواه نمایش داده شود . برای تنظیم عوامل مورد نظر در خروجی گزارش و ترتیب آنها می توان در فرم گزارش محاسبات کارکرد کد فرم :1058 با کلیک روی دکمه تنظیمات نمایش خروجی عوامل دلخواه و الویت آنها را برای نمایش تنظیم و انتخاب نمود.
برای این کار می توان از طریق فرم تنظیمات گزارشات کارکرد کد فرم: 1081 گزارشات مورد نظر را ایجاد و مشمولین آن را به دلخواه تنظیم کرد تا گزارش مورد نظر فقط برای مشمولین انتخاب شده و عوامل کارکردی دلخواه نمایش داده شود . برای تنظیم عوامل مورد نظر در خروجی گزارش و ترتیب آنها می توان در فرم گزارش محاسبات کارکرد کد فرم :1058 با کلیک روی دکمه تنظیمات نمایش خروجی عوامل دلخواه و الویت آنها را برای نمایش تنظیم و انتخاب نمود.
با انتخاب چک باکس فیلد نمایش به صورت ماتریسی کلیه فیلدهای دارای مقدار در سطرها به ستونهای گزارش منتقل می شود امکان فیلتر کردن در اکسل را به کاربر می دهد.
می توان از طریق فرم معرفی بازرسین کد فرم : 1523 گیتهای نگهبانی و پرسنل یا پستهای شاغل در گیتها را معرفی نمود و دسترسی مجوزهای ثبت شده و گام ها را نسبت به فرآیند تایید به بازرس یا بازرسین مورد نظر دسترسی داد تا کنترل تردد را در فرم درخواست بازرسی کد فرم :1524 که از طریق کارتابل به آنها دسترسی داده می شود را ثبت نمایند.
اطلاعات این فرم براساس شرایط و تنظیمات انجام شده در فرم معرفی بازرسین کد فرم:1523 به کاربر نمایش داده می شود و کاربر می تواند برای هریک از رکوردهای ثبت شده وضعیت تردد را مشخص و ثبت نماید.
هدف از طراحی این فرم نمایش درخواستهای کارکرد به بازرسین (نگهبانان) در گیتهای مختلف یک شرکت (مجموعه) جهت بررسی تردد پرسنل در راستای انواع مجوزهای ثبت شده و تنظیمات انجام شده در فرم معرفی بازرسین کد فرم(1523) برای گیت مورد نظر می باشد :
تنظیمات مورد نیاز در فرم معرفی بازرسین کد 1523:
- ابتدا بایستی گیت ها و پرسنل یا پست های منتصب در گیتها تعریف و مشخص شوند و هر یک از این گیتها به کدامین نوع مجوزها و در چه وضعیتی (منتظرتایید ، تایید و...) دسترسی داشته باشند.
- بعد از ثبت رکورد اطلاعات مربوط به گیتها بایستی مشمولین هر یک از این گیتها مشخص گردد به این معنی که کدامین پرسنل از گیت مورد نظر تردد می نمایند.
- دسترسی به پرسنل یا پست های گیت به فرم درخواست بازرسی کد(1524) از طرف کارتابل به حالت کامل یعنی مجوز چهار عمل اصلی CRUD داده شود. کاربری که به این فرم دسترسی دارد می تواند در راستای مجوز ثبت شده پرسنل ، (ورود – خروج) ثبت نماید محدودیت تعدادی برای ثبت ورود و خروج وجود ندارد تنها محدودیت ثبت در یک زمان می باشد .
رفتار فرم درخواست بازرسی کد(1524) از دو زیر سیستم کارتابل و کارکرد در دسترس هست:
- عملکرد فرم کد( 1524) در ماژول کارتابل: از سمت کارتابل دسترسی به پرسنل گیت داده می شود وقتی این فرم ازسمت کارتابل باز می شود درخواستهایی که در روز جاری ثبت شده و نسبت به نوع مجوز و وضعیت درخواستها که در فرم معرفی بازرسین تنظیم شده است پرسنل گیت لیست مجوز های ثبت شده توسط پرسنل را مشاهده و در راستای هر یک از مجوزها می توانند ، (ورود – خروج) ثبت نماید .
- عملکرد فرم کد( 1524) در ماژول کارکرد: دسترسی این فرم از سمت کارکرد در اختیار ادمین ماژول کارکرد می باشد و ادمین برخلاف سمت کارتابل به فیلترهای بیشتری دسترسی دارد و می تواند عملکرد بازرسی و تردد کارکنان براساس مجوزها را در روزهای گذشته بررسی و رصد کنند و گزارش تهیه کند.
کاربر ادمین می تواند از طریق فرم تعیین بدی آب و هوای محل ماموریت کد فرم :1510 نسبت به هریک از استانها و شهرها درصد مورد نظر در آیین نامه ماموریت را مشخص نمود تا در محاسبات ماموریت اعمال گردد
وقتی هنگام درخواست مرخصی جانشین تعیین شود،پرسنل جانشین در همان بازه زمانی نمی تواند از مرخصی استفاده کندو باید در بازه زمانی دیگری درخواست مرخصی کند.
با توجه به اینکه ماه کارکردی نسبت به نوع استخدام تعیین می گردد و می تواند قواعد متفاوتی نسبت به هر نوع استخدام باشد بایستی نسبت به رده سازمانی کاربر بتواند محدودیت افزایش یا کاهش را جداگانه برای هر نوع استخدام تعیین کند
ادمین می تواند محدودیت بازه کاهش و افزایش اضافه کاری عادی و تعطیل را برای پرسنل نسبت به رده سازمانی و نوع استخدام در فرم 1691 تعیین کند تا مدیر واحد (کارتابل) یا ادمین قبل از تایید ماه کارکردی در فرم درخواست افزایش / کاهش اضافه کار کد فرم : 1692 باتوجه به محدودیت تعیین شده بتواند تغییرات در اضافه کار درخواست نماید.
گام اول : بایستی در فرم محدودیت تخصیص اضافه کار کد:1623 حداقل و حداکثر میزان اضافه کار مشخص گردد لازم به توضیح است این فرم دارای مشمولین می باشد و تا زمانی پرسنل مشمول هیچ قانونی نباشد نمی تواند خوداظهاری اضافه کاری ثبت کند.
گام دوم: بایستی در فرم تنظیمات خوداظهاری کد: 1600 مهلت ثبت خود اظهاری تعیین گردد .
کاربر ادمین می تواند از فرم شیفت های پرسنل کد فرم 1116 به صورت ماهانه یا سالانه به صورت یکجا شیفت های تخصیص یافته به یک پرسنل را مشاهده و در صورت نیاز تغییر دهد لازم به توضیح است این امکان در سیستم وجود دارد تا به صورت ماهانه نیز کاربر اقدام به اصلاح شیفت پرسنل نماید
بلی کاربر ادمین می تواند از طریق فرم شیفت های پرسنل کد فرم 1116 فرمت فایل مورد تایید جهت بارگذاری سیستم را دریافت نموده و دیتا مورد نظر را آماده و از طریق فرم مذکور اقدام نماید.
ادمین می تواند با قوانینی که در فرم تنظیمات رزرو شیفت کد فرم 1602 ثبت می کند فرم رزرو شیفت کد فرم 1601 را به پرسنل دسترسی دهد تا نسبت به تنظیمات انجام شده پرسنل گروه کاری مورد نظر اقدام به رزرو شیفت نمایند
یعنی پرسنل مورد نظر در فرم گروه کاری نوع استخدام کد فرم 1752 با نوع استخدامی که در آن تاریخ در انتصابات دارد مشمول گروه کاری نمی باشد در صورت نیاز بایستی قانون به فرم 1752 اضافه شود.